الخطر هو حالة عدم يقين لا يمكن تجنبها ولكن يمكن بالتأكيد إدارتها. تعتبر إدارة المخاطر مهمة للغاية خاصة عندما يتعلق الأمر بذلك حيث يمكن أن تؤثر المخاطر على مشروعك بشكل إيجابي أو سلبي. لكن في كلتا الحالتين ، فإن نتيجتك النهائية ستنحرف عما وعدت به. وبالتالي ، تصبح إدارة مخاطر المشروع مهارة حيوية يجب أن يمتلكها كل مدير مشروع لضمان نجاح مشاريعهم. في هذه المقالة حول إدارة مخاطر المشروع ، سأعطيك نظرة ثاقبة حول كيفية التعامل مع المخاطر وإدارتها في المشروع.
فيما يلي الموضوعات التي سأغطيها كجزء من إدارة مخاطر المشروع:
- مقدمة في إدارة مخاطر المشروع
- الحاجة إلى إدارة مخاطر المشروع
- إطار إدارة مخاطر المشروع
- أدوات إدارة مخاطر المشروع
إذا كنت ترغب في إتقان مفاهيم إدارة المشاريع وأن تصبح مدير المشروع ، يمكنك التحقق من وجود مدرب لدينا حيث يتم تغطية هذه الموضوعات بمقياس أوسع.
في الوقت الحالي ، لنبدأ بمقالنا.
إدارة مخاطر المشروع
الخطر هو انحراف في عدم اليقين قد يؤدي إلى نتائج غير مرغوب فيها. في سياق إدارة المشروع ، إذا أصبحت هذه المخاطر حقيقة واقعة ، عندئذ يتم تصنيفها على أنها 'قضايا' يجب معالجتها. إن حدوث المخاطر في أي مشروع يمكن أن يترك أثراً إيجابياً أو سلبياً على أهدافه. لمنع أي نوع من الخسارة أو الاضطراب ، يصبح جزءًا لا يتجزأ من كل العمل للحصول على خطة مناسبة لإدارة المخاطر. تشير إدارة مخاطر المشروع إلى العملية التي يحاول فيها مدير المشروع تحديد المخاطر المحتملة مقدمًا وتحليلها ثم اتخاذ الاحتياطات المناسبة التي ستساعد في تقليل المخاطر أو كبحها. الآن ، يمكن أن تنشأ المخاطر في أي نقطة من ومن خلال إجراء إدارة مناسبة للمخاطر ، يمكنك ضمان بقاء مشروعك على المسار الصحيح وتحقيق هدفه.
عند التعمق في إدارة مخاطر المشروع ، يمكن أن يعني نوع مختلف من المشروع أشياء مختلفة. على سبيل المثال ، قد تختلف استراتيجيات إدارة المخاطر للمشاريع الكبيرة عن تلك الخاصة بالمشاريع الصغيرة.قد يكون لديهم خطة مفصلة لكل خطر للتأكد من أن استراتيجيات التخفيف دائمًا ما تكون متناسقة ومتوافقة ، في حالة ظهور المشكلات. بينما ، بالنسبة للمشاريع الصغيرة ، فإن خطة إدارة المخاطر تكون أكثر بساطة. سيكون لديهم خطة بسيطة مع المهام المنظمة بترتيب تنازلي لأولوياتهم في المشروع.
أعتقد أنه بهذا تكون واضحًا فيما هو في الواقع إدارة مخاطر المشروع. الآن ، دعنا ننتقل إلى أبعد من ذلك في هذه المقالة ونفهم سبب أهمية إدارة المخاطر.
الحاجة إلى إدارة مخاطر المشروع
كما ذكرت سابقًا ، تساعد إدارة مخاطر المشروع في التنبؤ بالمخاطر والتخفيف من حدتها مما يساعد في تجنب أي نوع من الخسارة أو التعارض في المشروع. لكن نطاق إدارة المخاطر لا ينتهي هنا. هناك الكثير من الفوائد الشاملة التي يمكن أن تغير النتيجة الكاملة للمشروع. أدناه قمت بإدراج عدد قليل منهم:
تقييم مجالات المشاكل
ستمنحك الخطة التفصيلية لإدارة مخاطر المشروع صورة واضحة عن مشروعك والمجالات الإشكالية فيه. بهذه الطريقة ستكون قادرًا على توجيه انتباهك نحو الروابط الضعيفة للمشروع ، وإجراء الفحوصات الصحية ، ومراجعات الأقران والتدقيق للحفاظ على أداء المشروع.
مفاجآت أقل
تمنحك خطط إدارة المخاطر إنذارًا مبكرًا بالمخاطر أو المشكلات المحتملة. يتيح ذلك للفريق الاستعداد واتخاذ الخطوات اللازمة للتخفيف من حدة المشكلات قبل أن تتصاعد إلى مشكلات خطيرة وتتسبب في أي ضرر لا يمكن إصلاحه.
اتخاذ قرار أفضل
مع وجود معلومات عن المخاطر مقدمًا ، فإن الإدارة العليا قادرة على اتخاذ قرارات أفضل وأكثر كفاءة. سيحصلون على معلومات في الوقت الفعلي عن المخاطر من خلال لوحة معلومات ستزودهم باستمرار بأحدث البيانات.
تحسين الاتصال
تعزز الإدارة الفعالة للمخاطر تدفق الاتصالات. مع اكتشاف المخاطر مسبقًا ، فإنه يفتح نقطة المناقشة بين الفريق المعني. تقوم جميع الفرق بجمع عقولهم معًا والتحدث عن مناطق المشكلة والتعامل مع أسبابها بدلاً من إلقاء اللوم على بعضهم البعض بعد حدوث الضرر.
تقديرات دقيقة للميزانية
من خلال تعيين إدارة مخاطر المشروع في الجدول الزمني الخاص بك وتخطيط التكلفة ، ستتمكن من التنبؤ بالمشكلات المحتملة. سيساعدك هذا في تخصيص ميزانية مؤقتة لكل مجال مثل التكلفة والوقت والموارد وما إلى ذلك مما يؤدي إلى تقليل الفاقد وتحسين الجودة.
ارتفاع معدل نجاح المشروع
مع خطة إدارة مخاطر فعالة مدمجة في ملف ، يعزز عقلية الفريق بأكمله لأنهم يعلمون أن المخاطر تتم إدارتها بنشاط وهناك احتمال أقل للفشل.
فرق مركزة
مع العلم بحقيقة أن المخاطر يتم تتبعها وإدارتها بنشاط ، يمكن للفرق التركيز أكثر على المهام الموكلة إليها. ليس هذا فقط ، فإن إدارة المخاطر تسلط الضوء على مجالات المشاكل في المشروع بحيث يمكن للفرق التعامل معها بسرعة لضمان نجاح المشروع.
مسح تصاعد المخاطر
ستمنحك خطة إدارة المخاطر المنهجية فكرة مناسبة عن وقت الحاجة إلى تصعيد المخاطر إلى المستوى الأعلى للحصول على المشورة واتخاذ الإجراءات. سيساعد هذا في تنبيه الأشخاص المناسبين في الوقت المناسب لتحليل المخاطر وإصلاحها.
الآن بعد أن أصبحت على دراية بفوائد وجود خطة مناسبة لإدارة مخاطر المشروع ، دعنا ننتقل إلى أبعد من ذلك ونرى إطار عمل إدارة المخاطر.
إطار إدارة مخاطر المشروع
يتكون إطار عمل إدارة المخاطر من خمس عمليات قد يكون لها مصطلحات مختلفة تختلف من منظمة إلى أخرى. أدرجت أدناه جميع العمليات الخمس بالتفصيل:
الفرق بين النهائي والنهائي في جافا
- تعريف المخاطر
- تحليل كمي
- التحليل النوعي
- خطة الاستجابة للمخاطر
- مراقبة المخاطر والسيطرة عليها
تعريف المخاطر
لحل أي خطر ، من المهم جدًا أن يكون لديك أولاً معلومات مفصلة عنها. الآن ، كيف تحدد مخاطر المشروع؟ حسنًا ، هناك طرق مختلفة يمكن من خلالها تحديد المخاطر. ومنهم:
- مراجعة الوثائق: إنها ممارسة قياسية وتستخدم في الغالب لتحديد المخاطر من خلال مراجعة المستندات المتعلقة بالمشروع (الدروس المستفادة ، المقالات ، الأصول التنظيمية ، إلخ).
- الكتابة الدماغ: إنها طريقة أكثر فعالية مقارنة بالعصف الذهني للتنقيب في مناطق المشكلة. هذههي طريقة بسرعةتوليدالأفكار حيثيتم تزويد المشاركين بأوراق ويطلب منهم كتابة أفكارهم عليها في إطار زمني معين.
- المسح الأفقي: هذه تقنية نحاول فيها النظر إلى المستقبل لاكتشاف التهديدات أو الفرص التي قد تنشأ في مشروعنا.
- تحليل السبب الجذري: تُستخدم هذه العملية لتحديد الأسباب الجذرية للمخاطر المحددة والتي يتم التحقيق فيها بشكل أكبر لتحديد المخاطر الإضافية.
- تحليل SWOT: يرمز إلى نقاط القوة والضعف والفرص والتهديدات. في هذا التحليل ، يتم تحديد نقاط الضعف والتهديدات المحتملة للمشروع لتحديد المخاطر.
- تحليل قائمة التحقق: تنشئ هذه التقنية قائمة تحقق بفئات المخاطر التي تُستخدم لتتبع المخاطر الإضافية للمشروع.
بمجرد الانتهاء من تحديد المخاطر ، يمكنك المضي قدمًا وتحديد إمكانية حدوثها بعد عواقبها. سيساعدك هذا في فهم طبيعة المخاطر ومستوى التأثير الذي يمكن أن تحدثه على أهداف وغايات مشروعك. علاوة على ذلك ، يجب تسجيل كل خطر تحدده في سجل المخاطر.
لكن الآن يجب أن تفكر في كيفية تحليل المخاطر؟ حسنًا ، يمكن القيام بذلك باستخدام التحليل النوعي والكمي الذي سأقوم بتغطيته في الأقسام القادمة من هذه المقالة.
التحليل النوعي
التحليل النوعي هو تحليل ذاتي حيث يتم قياس المخاطر من الأعلى إلى الأدنى بناءً على عاملين هما 'الاحتمال والأثر'. الاحتمال هو فرص ظهور الخطر والتأثير هو درجة التأثير الذي يمكن أن يسببه على مشروعك. يمثل الرسم البياني أدناه ، مقياس المخاطر على أساس الاحتمالية والتأثير.
تحليل كمي
يركز التحليل الكمي بشكل أكبر على حساب القيم العددية لاحتمالية المخاطر وتأثيرها. يمكن تحليل ذلك باستخدام تقنيات مختلفة مثل القيمة النقدية المتوقعة ، وتحليل الحساسية ، وأشجار القرار ، والبيانات التاريخية ، وحكم الخبراء ، والمقابلة وما إلى ذلك. وهذا سيساعد فريق إدارة المشروع في فرز المهام بناءً على أولوياتهم.
خطة الاستجابة للمخاطر
الآن بعد أن عرفت المخاطر التي قد تظهر في مشروعك ، عليك أن تقرر خطة توضح ما ستفعلهكل خطر ، والمعروف باسم خطة الطوارئ. لاحظ أنه سيتم محاذاة خطة الطوارئ الخاصة بك وتضمينها في . وبالتالي ، يجب أن يكون لديك ميزانية مؤقتة للوقت والموارد والمال. ولكن مهما حاولت ، لا يوجد شيء مثل خطة إدارة مخاطر مثالية لا تتطلب أي تكرارات. بمجرد وضع خطة إدارة المخاطر الخاصة بك موضع التنفيذ ، سينتهي بك الأمر بخطة أخرى للتحقق من عدم وجود مخاطر جديدة. لذلك تستمر هذه المرحلة حتى النهاية ، وبحلول نهاية المشروع ، قد لا يزال لديك بعض المخاطر الثانوية أو المتبقية.
مراقبة المخاطر والتحكم فيها
مهمتك لا تنتهي بتنفيذ خطة إدارة المخاطر. نظرًا لأن المخاطر ليست ثابتة وتميل إلى التحول أو التطور أو الظهور مرة أخرى أو التوليد في أي نقطة من دورة حياة المشروع ، فأنت بحاجة إلى مراقبتها باستمرار. إحدى الطرق السهلة للقيام بذلك هي المراجعة الدورية لسجل المخاطر الذي يحتوي على سجل لجميع المخاطر المحددة. تحتاج إلى مراقبة تقدم مشروعك عن كثب وتحديد احتمال أي مخاطر محتملة. لن يتم اعتبار خطة الاستجابة للمخاطر الخاصة بك ناجحة وفعالة إلا إذا بدأت في كل مرة يحدث فيها خطر. ولكن يمكن أن تكون هناك دائمًا حالات استثنائية ، حيث لا تعمل خطة الطوارئ الخاصة بك. في مثل هذا النوع من المواقف ، تحتاج إلى أن يكون لديك خطة احتياطية جاهزة ، تُعرف باسم الخطة الاحتياطية. سيعطيك هذا أمانًا مضاعفًا ضد المخاطر ويقلل من نسبة الخسارة إلى الحد الأدنى.
لذلك ، كان هذا كله يتعلق بعملية إدارة المخاطر. بعد التعرف على العملية الكاملة ، قد تفكر في أن إدارة المخاطر عملية معقدة وطويلة الأمد. حسنًا ، لأقول لك الحقيقة ، إنها كذلك حقًا وبالنسبة لمدير المشروع ، تصبح كذلكمرهقة للغاية للتعامل مع هذا بمفرده. هذا هو المكان الذي تظهر فيه أدوات إدارة المخاطر المختلفة في الصورة وتنقذ مدير المشروع من كل هذه المتاعب.
أدوات إدارة مخاطر المشروع
وفقًا لمسح أجرته شركة PMI ، هناك ما يقرب من 86٪ من المؤسسات ، بغض النظر عن الحجم والصناعة ، تستخدم أساليب إدارة المخاطر. مع التقدم في التكنولوجيا وكل شيء أصبح رقميًا ، بدأ مديرو المشاريع في دمج أدوات / برامج إدارة المخاطر الرقمية في إدارة مشاريعهم. أدرجت أدناه الأدوات الأكثر تفضيلاً من قبل مديري المشاريع في جميع أنحاء العالم:
nTask
nTask هو برنامج مكتمل أداة إدارة المشروع التي تتيح الإبلاغ الفعال عن المخاطر ، وسهولة الرؤية ، وحساب التأثير الدقيق للمخاطر ، وتوليد ملخص مصفوفة المخاطر تلقائيًا ، إلخ.
حل
محلل يركز بشكل رئيسي على المشروعمراحل التخطيط والإعداد للمخاطر ويتضمن مزايا مثل التقييم الفعال والتقارير القابلة للتخصيص والرؤى في الوقت الفعلي وإدارة الحوادث وتحليل أولويات المخاطر ومخزون استرداد المخاطر وإدارة الاستجابة للمخاطر وما إلى ذلك.
تايم كامب
TimeCamp هو في الأساس أداة لتتبع الوقت توفر ميزات مثل تحديد المخاطر المالية المحتملة ، وتقييم مخاطر إدارة الوقت ، والحد من المخاطر المتفاقمة ، إلخ.
اكتمال
تعتبر Integrum من أفضل أدوات إدارة المخاطر التي تركز بشكل أساسي على صحة وسلامة المشروع. يوفر مزايا مثل تحديد المخاطر وتحسين الأعمال وذكاء الأعمال وما إلى ذلك.
كواليس
Qualys هي أداة متقدمة لإدارة المخاطر توفر مزايا مثل فحص الثغرات الأمنية ومسح البرامج الضارة والكشف عنها والحماية من التهديدات وما إلى ذلك.
يقودنا هذا إلى نهاية هذه المقالة حول إدارة مخاطر المشروع. غطت هذه المدونة عملية واحدة فقط متضمنة في إدارة المشروع. إذا كنت ترغب في معرفة المزيد عن أو يمكنك التحقق من مقالاتي الأخرى أيضًا.
إذا وجدت هذا 'إدارة مخاطر المشروع 'المقالة ذات الصلة ، تفحص ال من Edureka ، وهي شركة تعليمية موثوقة عبر الإنترنت مع شبكة تضم أكثر من 250000 متعلم راضٍ منتشرين في جميع أنحاء العالم.
لديك سؤال لنا؟ يرجى ذكرها في قسم التعليقات من هذا مقالة إدارة مخاطر المشروع وسنعاود الاتصال بك.