وفقًا لتقرير مسح أجرته شركة PMI ، تم اكتشاف أنه بسبب الاتصالات غير الفعالة ، فإن واحدًا من كل خمسة مشاريع غير ناجح. لضمان أ النجاح يجب أن يقوم مدير المشروع برعاية إدارة اتصالات المشروع الفعالة. في مقالة إدارة اتصالات المشروع هذه ، سأقدم لك نظرة عامة كاملة حول كيفية إنشاء الاتصال المنهجي في المشروع وما هي العمليات المختلفة التي ينطوي عليها ذلك.
فيما يلي الموضوعات التي سأناقشها في مقالة إدارة وقت المشروع هذه:
لإتقان جميع مفاهيم إدارة المشاريع ، يمكنك التحقق من منظمتنا البرنامج ، حيث سيتم إرشادك بواسطة المدربين.
ما هي إدارة اتصالات المشروع؟
إدارة اتصالات المشروع ، بحسب و
تتضمن إدارة اتصالات المشروع العمليات اللازمة لضمان تلبية احتياجات المعلومات الخاصة بالمشروع وأصحاب المصلحة من خلال تطوير المصنوعات اليدوية وتنفيذ الأنشطة المصممة لتحقيق تبادل فعال للمعلومات.
إنها واحدة من مجالات المعرفة العشرة الرئيسية التي تضع أساس إطار عمل إدارة المشاريع وتلعب دورًا رئيسيًا في الحفاظ على فريق المشروع بأكمله على نفس الصفحة. بدون إدارة اتصالات مناسبة ، الكل يمكن أن ينهار لأن نقص الاتصال قد يؤدي إلى انهيار في العمليات المختلفة. يمكن أن يؤدي هذا إلى مزيد من التأثير السلبي على الناتج النهائي وبالتالي يؤدي إلى مشروع غير ناجح.
إدارة اتصالات المشروع يغطي مختلفالعمليات التي تضمن تسليم معلومات المشروع الصحيحة إلى الفرق الصحيحة وفي الوقت الصحيح. يساعد التواصل الفعال في إقامة علاقة صحية بين مختلف أصحاب المصلحة من مختلف الخلفيات الثقافية والتنظيمية ومستويات الخبرة والاهتمامات ووجهات النظر. يمكنهم جميعًا التأثير على تنفيذ المشروع والمنتج النهائي.العملية الكاملة لإدارة اتصالات المشروع عبارة عن تجميع لجزئين:
- ال الجزء الاول يتعامل مع تطوير استراتيجية تضمن نظام اتصال فعال لأصحاب المصلحة.
- ال جزء ثان يهدف إلى أداء الأنشطة المطلوبة لتنفيذ استراتيجيات الاتصال.
في المتوسط ، يقضي مدير المشروع حوالي 85-90٪ من إجمالي وقت المشروع في التواصل. وهكذا ل ، يصبح الحفاظ على تدفق اتصال فعال أمرًا مهمًا للغاية. من أجل القيام بذلك ، يجب أن يقرر إستراتيجية المشروع في بداية المشروع ومتابعتها طوال دورة حياة المشروع. بعض من موصى به للغاية التي تساعد في إنشاء اتصال فعال مذكورة أدناه:
كيفية استخدام mysql workbench
- الاستماع الفعال القوي
- إتقان الكتابة
- القدرة على التحدث بطلاقة
- التساؤل واستكشاف الأفكار
- إنشاء وإدارة التوقعات
- تحفيز الفريق ليكون مشاركًا ويظل مشاركًا
- توجيه الفريق لتحسين الأداء
- حل الصراع
- القدرة على التلخيص والتكرار
- حدد الخطوة التالية الأكثر فعالية
إلى جانب المهارات المذكورة أعلاه ، يجب على مدير المشروع أيضًا اتباع 5 ج الاتصالات التي ستساعد في إنشاء اتصال مستمر ومنهجي طوال المشروع. هذه الخمسة ج هي:
من ناحية ، يمكن أن يكون الاتصال من أنواع مختلفة:
- الاتصال الكتابي: إنها واحدة من أكثر أشكال الاتصال دقة والتي تنتقل عبر وسيط المراسلة. يمكن فصلها إلى شكلين:
- رسمي مكتوب: ميثاق المشروع ، بيان النطاق ، خطة المشروع ، WBS ، حالة المشروع ، القضايا المعقدة ، الاتصالات المتعلقة بالعقد ، المذكرات ، إلخ.
- مكتوبة غير رسمية: البريد الإلكتروني والملاحظات والرسائل والتواصل المنتظم مع أعضاء الفريق وما إلى ذلك.
- تواصل شفوي: يتمتع هذا النوع من الاتصال بدرجة عالية من المرونة يتم إجراؤه من خلال وسيط الاتصال الشخصي ، واجتماع الفريق ، والهاتف ، وما إلى ذلك ، ويمكن تقسيمه إلى شكلين:
- رسمي شفوي: العروض والخطب والمفاوضات وما إلى ذلك.
- عن طريق الفم غير الرسمية: محادثة مع أعضاء الفريق واجتماعات المشروع ومحادثات غرفة الاستراحة أو غرفة الحرب وما إلى ذلك.
- التواصل غير اللفظي: إنه الشكل الأساسي للاتصال ويتم حوالي 55٪ من الاتصالات بهذا الشكل.من الأمثلة العامة على هذا النوع من التواصل تعابير الوجه وحركات اليد ونبرة الصوت أثناء التحدث وما إلى ذلك.
آمل الآن أن يكون لديك فهم أفضل لماهية إدارة اتصالات المشروع. في القسم التالي ، سأتحدث عن مدى فائدة إدارة الاتصالات للمؤسسة.
فوائد إدارة الاتصالات
- التوقعات: تساعد خطة اتصالات المشروع في وضع معايير لكيفية ووقت الاتصال.هذا يساعد المدير في الحفاظ على السيطرة على المشروع والتأكد من أن جميع أصحاب المصلحة يتلقون المعلومات المطلوبة.
- التناسق: مع وجود خطة اتصال مناسبة ، يصبح مدير المشروع أكثر اتساقًا في التعامل مع أنشطة المشروع. كما أنه يعطي أعضاء الفريق التوجيه الذي يمكنهم من خلاله التواصل مع بقية الفريق وأصحاب المصلحة باستمرار.
- إنتاجية: تعمل خطة إدارة المشروع الفعالة على إبقاء جميع أعضاء الفريق على اطلاع جيد بأحداث المشروع. بهذه الطريقة يتم تزويدهم دائمًا بالمعلومات التي يحتاجون إليها بدلاً من إيقاف العمل والبحث عن المعلومات المفقودة.
- النتيجة: إنه ينشئ قناة اتصال مناسبة وواضحة بين الفريق وأصحاب المصلحة مما يضمن معرفة الفريقبالضبط ما يريده أصحاب المصلحة ويحتاجونه ويتوقعونه من مخرجات المشروع.
- الاتصالات الخاضعة للرقابة: تضمن إدارة الاتصالات أيضًا تسليم المعلومات الصحيحة إلى الأشخاص المناسبين وفي الوقت المناسب. هذا لا يترك مساحة للغموض أو الارتباك ويوفر تدفقًا سلسًا للتواصل.
- تعاون فريق المشروع: غالبًا ما يؤدي التواصل الجيد إلى تعاون أفضل بين أعضاء الفريق ويعزز التركيز على الكل.
- جلسة الانطلاق الفعالة: تعطي خطة إدارة الاتصالات جيدة التنظيم انطلاقة جيدة للمشاريع كما هييضمن مناقشة المشروع والمنهجيات ومراجعتها على مستوى عالٍ. بمجرد التأكد من ذلك ، يتم التعبير عن مزيد من عمليات الاتصال والاتفاق عليها من قبل أعضاء الفريق مما يعطيهم صورة واضحة لما سيحدث بعد ذلك وما هو دورهم في المشروع.
عمليات إدارة اتصالات المشروع
يتكون المجال المعرفي لإدارة اتصالات المشروع من العمليات الثلاث التالية:
1. خطة إدارة الاتصالات
إدارة اتصالات الخطة هي العملية الأولية لمنطقة معرفة إدارة اتصالات المشروع. في هذه العملية ، يتم تطوير خطة منهجية وفعالة للأنشطة التي ينطوي عليها اتصال المشروع. إنه يستخدم المعلومات بشكل كبير مثل متطلبات كل من أصحاب المصلحة والفرق والأصول التنظيمية المتاحة واحتياجات المشروع. يتم تنفيذ عملية إدارة اتصالات الخطة على فترات دورية في جميع أنحاء . إنه يساعد في المقام الأول في تقديم البيانات ذات الصلة في الوقت المناسب من خلال نهج موثق يحافظ على مشاركة أصحاب المصلحة بطريقة فعالة.
def __init __ (ذاتي)
تتضمن إدارة اتصالات الخطة العديد من المدخلات والأدوات والتقنيات والمخرجات التي أدرجتها في الجدول أدناه:
| المدخلات | أدوات وتقنيات | النواتج |
|
|
|
2. إدارة الاتصالات
تتمثل العملية الثانية لإدارة اتصالات المشروع في إدارة الاتصالات والتي تهدف بشكل أساسي إلى جمع معلومات المشروع وإنشاءها وتوزيعها وتخزينها واسترجاعها وإدارتها ومراقبتها والتخلص منها في النهاية بطريقة مناسبة وفي الوقت المناسب. يتم إجراؤه طوال دورة حياة المشروع من أجل توفير تدفق سهل وفعال للمعلومات من فريق المشروع إلى أصحاب المصلحة والعكس صحيح. تساعد هذه العملية أيضًا في تحديد الجوانب المختلفة للاتصال الفعال إلى جانب الأنسب المنهجيات والتقنيات والتقنيات. علاوة على ذلك ، فإنه يسمح لنظام الاتصال بأكمله أن يكون أكثر مرونة من خلال توفير مساحة لأي تعديلات في الأساليب والتقنيات. يساعد في تلبية المتطلبات والاحتياجات المتغيرة لأصحاب المصلحة دون تعطيل تدفق الاتصالات.
في الجدول أدناه ، أدرجت القائمة الكاملة للمدخلات والأدوات والتقنيات والمخرجات المشاركة في عملية إدارة الاتصالات:
| المدخلات | أدوات وتقنيات | النواتج |
|
|
|
3. مراقبة الاتصالات
مراقبة الاتصالات هي العملية النهائية لمجال معرفة إدارة الاتصالات. تضمن هذه العملية تلبية جميع احتياجات ومتطلبات المعلومات الخاصة بالمشروع وأصحاب المصلحة المعنيين عند اكتماله. يتم تنفيذه في جميع أنحاء ويساعد في تحسين تدفق المعلومات وفقًا لخطة إدارة الاتصالات وإشراك أصحاب المصلحة.
يحتوي الجدول أدناه على قائمة المدخلات والأدوات والتقنيات والمخرجات المختلفة المشاركة في العملية النهائية لإدارة اتصالات المشروع:
| المدخلات | أدوات وتقنيات | النواتج |
|
|
|
لذلك ، كان هذا كل شيء عن إدارة اتصالات المشروع. إذا كنت ترغب في معرفة المزيد عن منهجيات إدارة المشروع أو ويمكنك التحقق من ' كذلك.
إذا وجدت مقالة 'إدارة اتصالات المشروع' هذه ذات صلة ، فتحقق من من Edureka ، شركة تعليمية موثوقة عبر الإنترنت مع شبكة تضم أكثر من 250.000 متعلم راضٍ منتشرين في جميع أنحاء العالم
لديك سؤال لنا؟ يرجى ذكر ذلك في قسم التعليقات في مقالة إدارة اتصالات المشروع وسنعاود الاتصال بك.