أدوات إدارة المشاريع - مساعدة مدراء المشاريع

تتحدث مقالة Edureka هذه عن أدوات إدارة المشاريع عن أهمية واستخدام أدوات إدارة المشاريع المختلفة المستخدمة في مختلف المجالات.

فعالة ادارة مشروع أمر لا بد منه عند الحديث عن المشاريع الناجحة. تعد إدارة مشروع صغير أمرًا بسيطًا ولكن الأمور تصبح صعبة حقًا عندما يبدأ حجم الفريق في النمو. يمكن أن تكون إدارة جميع المهام والأشخاص المشاركين في مشروع في وقت واحد صفقة مرهقة. هذا هو المكانتظهر أدوات إدارة المشروع في الصورة. في هذه المقالة ، سأناقش كل ما تحتاج إلى معرفته قبل اختيار أدوات إدارة المشروع.

فيما يلي المواضيع التي سأناقشها في هذه المقالة:





نظرة عامة على إدارة المشروع

'إدارة المشروع هي نظام بدء عمل فريق وتخطيطه وتنفيذه ومراقبته وإغلاقه لتحقيق أهداف محددة وتلبية معايير نجاح محددة.'

- ويكيبيديا



بعبارات أبسط ، هي عملية ترتيب وإدارة جميع الأنشطة المتعلقة بالمشروع. يساعد في الإدارةمشروع من بدايته إلى نهايته المحددة ، بهدف مثالي هو تسليم النتيجة في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية. إطار عمل مناسب لإدارة المشروعيجسد دورة حياة المشروع وخمس مجموعات عمليات إدارة المشروع الرئيسية. تجمع مجموعات العمليات هذه معًا 10 مجالات معرفة و 49 عملية تعمل غالبًا في نفس الوقت تقريبًا في مشروع أو مع مدخلات ومخرجات متجانسة. هذه المجموعات هي:

  1. اعداد: في مجموعة العمليات هذه ، يتم تحديد النطاق الأولي للمشروع بالإضافة إلى تخصيص الموارد.
  2. التخطيط: في مجموعة العمليات هذه ،يتم تخطيط مستوى مناسب من التفاصيل للمشروع.
  3. التنفيذ: هذه العمليةمجموعةيتكون من العمليات التي يتم استخدامها لإكمال العمل المحدد في خطة إدارة المشروع.
  4. رصد ومراقبة: تتضمن مجموعة العمليات هذه تتبع ومراجعة وتنظيم أداء المشروع.
  5. إغلاق: تعد مجموعة العمليات هذه جزءًا مهمًا من إدارة المشروع ، ويتم إجراؤها لإنهاء جميع أنشطة المشروع لإكمال المشروع.

الآن ، يجب أن تكون قد فهمت أن إدارة المشروع هي عملية مطولة. تقع هذه العملية برمتها على أكتاف مدير المشروع فقط. إدارة مشروع وتنظيمه ليست مهمة سهلة على الإطلاق. إذا لم يكن مدير المشروع ماهرًا بدرجة كافية ، فهناك فرص كبيرة في ألا يحقق مشروعك النتيجة المتوقعة. في الوقت الحاضر ، لإثبات امتلاكهم وخبراتهم في هذا الموضوع ، غالبًا ما يختار مديرو المشاريع شهادات مثل PMP. لقد كتبت مقالة مفصلة عن والتي يمكنك الرجوع إليها لمزيد من المعلومات.

حسنًا ، يعود مفهوم إدارة المشاريع إلى أوائل القرن التاسع عشر ولكن تم الاعتراف به كمهنة متميزة في منتصف القرن العشرين. بدأ مديرو المشاريع باستخدام الأدوات التقليدية مثل القلم والورق لتتبع الأنشطة حيث يجب القيام بكل شيء يدويًا.ولكن مع التقدم التكنولوجي ، يستخدم مديرو المشاريع الآن العديد من أدوات إدارة المشاريع لتسريع عملية العمل بأكملها وتسهيلها.



في القسم التالي من هذه المقالة ، سأعطيك نظرة ثاقبة حول أدوات إدارة المشروع وكيفية استخدامها.

أدوات إدارة المشروع

أدوات إدارة المشروع هي في الأساسالأدوات التي تساعد الفرد أو الفريق على تنظيم العمل وإدارة المشاريع بشكل فعال. يمكن أن يكون برنامجًا مفتوح المصدر أو مدفوعًا يمكن شراؤه عبر الإنترنت.

نظرًا لأن إدارة المشروع مهمة معقدة تتكون من العديد من الأنشطة الصعبة ، فغالبًا ما تعمل أدوات إدارة المشروع كمساعدة لمديري المشروع. هناك أنواع مختلفة من أدوات إدارة المشاريع المتوفرة في السوق. يمكن أن تكون برامج آلية أو تعمل يدويًا. لاأداة واحدة تلبي جميع احتياجات إدارة المشروع ، كونك مدير مشروع ، فأنت بحاجة إلى اختيار أداة إدارة المشروع التي تناسب أسلوبك في المشروع والإدارة. لا تزيل هذه الأدوات عبء العمل عن رأس مدير المشروع فحسب ، بل تساعد أيضًا في توحيد عمل وروتين الفريق بأكمله.

عادة ما يتم تحديد أدوات إدارة المشروع من خلال الميزات المختلفة المقدمة. وهي تشمل على سبيل المثال لا الحصر:

ميزات أدوات PM - أدوات إدارة المشاريع - Edureka

1. التخطيط والجدولة

يعد التخطيط والجدولة من السمات المهمة لأية أداة لإدارة المشاريع. لإدارة ومزامنة فريق بطريقة مناسبة ، من المهم جدًا إبقاء مهام ومسؤوليات كل عضو في الفريق واضحة ومميزة. ستساعدك أداة إدارة المشروع الجيدة في تخطيط المهام وتعيينها لأعضاء فريقك دون عناء ، إلى جانب تواريخ الاستحقاق. كما سيساعد في تحديد الأولويات وتحديد المواعيد النهائية. علاوة على ذلك ، سيُعلمك في كل مرة يقترب فيها مشروعك من تاريخ الانتهاء المحدد ولكن نشاطك لا يزال غير مكتمل.

2. الاتصال والتعاون

التواصل والتعاونمع فريقك داخل أداة واحدة دون الحاجة إلى تبديل الشاشات والبرامج المختلفةهي أجزاء حيوية من أي مشروع ناجح. تأتي جميع أدوات إدارة المشروع بشكل عام مع لوحة تحكم حيث يمكن لمدير المشروع تتبع الفريق بالإضافة إلى تقدم المشروع. أيضًا ، يمكن لأعضاء الفريق الوصول إلى عمل بعضهم البعض من خلال لوحة التحكم. بعض الوظائف الأخرى الضرورية للتعاون في أي أداة لإدارة المشروع تشمل مشاركة الحالة والتعليق والتتبع وسجل الإصدار وما إلى ذلك.

3. التوثيق

يمكن أن يكون الاحتفاظ بالوثائق اليدوية مهمة شاقة. حتى مع بذل قصارى جهدك ، لا يزال هناك احتمال لوقوع أخطاء وهي بالتأكيد ليست أخبارًا جيدة لمشروعك. وبالتالي ، غالبًا ما تتضمن أدوات إدارة المشروع وظيفة التوثيق حيث أيمكن الوصول إلى معلومات مشروعك في مكان واحد. يمكن أن تشمل هذه المعلوماتالمهام المخطط لها / المكتملة وبيانات الموارد ومعلومات الفواتير وما إلى ذلك.

4. إدارة الموارد

يمكن أن يؤدي تحسين موارد المشروع إلى تقليل وقت الانتهاء وتكلفة المشروع. وبالتالي ، يمكن أن تكون وظيفة إدارة الموارد الفعالة ضمن أداة إدارة المشروع مفيدة ومناسبة حقًا. باستخدام هذا ، يمكنك الحصول على نظرة عامة كاملة عن تكلفة المشروع بالكامل والتي يتم تقسيمها إلى تكلفة الموارد المختلفة. يمكن أن تكون هذه الموارد مادية ، وقوى بشرية ، ونفقات وما إلى ذلك ، لذلك ، باستخدام أداة إدارة المشروع ، ستتمكن من تحسين هذه الموارد وإدارة جميع عمليات المشروع بفعالية.

5. تقدير المخاطر

المخاطر هي شيء لا يمكنك التنبؤ به. بسبب أي حوادث غير متوقعة (كارثة طبيعية ، ركود وما إلى ذلك) ، قد تتأثر مهمة مشروعك مثل المدة والتقدم والمواعيد النهائية والميزانية والمشاركين وما إلى ذلك. يجب أن يكون مدير المشروع قادرًا على حساب هذه الأنواع من المخاطر ، ولكن إذا كنت تستخدم أداة لإدارة المشروع ، فيجب أن يقوم بهذه المهمة نيابة عنك. خاصة بالنسبة للمشاريع طويلة الأمد ، يمكن أن يكون هناك الكثير من العوامل التي تؤثر عليها. بمساعدة هذه الأدوات ، يمكنك البقاء على استعداد لأي مخاطر تأتي في طريقك والتعامل مع مثل هذه المواقف بدقة أكبر.

6. تقديم التقارير

لمشروع ناجح ، يجب أن يكون لديك نظرة ثاقبة كاملة حولالنواقص والمشاكل التي تتطلب الاهتمام والحل الفوري. عندما تقرر أداة إدارة المشروع الخاصة بك ، فأنت بحاجة إلى التأكد من أنها تحتوي على ميزتين مهمتين وهما التقارير الثاقبة ولوحات معلومات مؤشر الأداء الرئيسي (KPI). أيضًا ، باستخدام أدوات إعداد التقارير المناسبة ، يمكنك إنشاء تقارير قابلة للتخصيص وجمع جميع بيانات المشروع المدرجة مسبقًا.

7. خط الأساس والتقدير

بالنسبة لمشروع ،يجب تحديد خط الأساس بوضوح في بداية خطة المشروع التي يمكنك من خلالها قياس ومقارنة تقدم مشروعك. الآن ، يجب أن تحتوي أداة إدارة المشروع على هذه الوظيفة للمدير لمقارنة حالة الأشياء في الوقت الفعلي مع التقدير وتحليل الانحرافات. هناك العديد من الأدوات في السوق التي تقدم خيارات أساسية تلقائية ، لذلك أثناء اختيار الأداة الخاصة بك ، اختر بحكمة.

الحاجة لأدوات إدارة المشروع

1. نهج موحد

توجه أدوات إدارة المشروع عملية تطوير المشروع بالكامل بطريقة موحدة. باستخدام الأداة ، أيمكن لمدير المشروع تنظيم العملية بأكملها باستخدام القوالب والإشراف الآخر. يساعدهم على ضمان تقدم المشاريع بالطريقة التي خططوا لها دون الخروج عن مسارها.

ما هو الفرق بين فئة مجردة والواجهة؟

2. المراقبة

يعد تتبع تقدم المشروع أمرًا مهمًا للغاية ، خاصةً إذا كان لمدة طويلة. يتخصص برنامج إدارة المشاريع في هذه الوظيفة ويوفر معظمها نظامًا لتتبع تقدم المهام والنشاط في الوقت الفعلي. تساعد هذه الأدوات في تتبع ورصد مختلفمراحل المشروع. يمكنهم أيضًا التنبؤ بما إذا كان المشروع سيكون قادرًا على تلبية الجدول الزمني ، باتباع الوتيرة الحالية. وبالتالي ، فهي مفيدة للغاية فيما يتعلق بإنجاز المشروع في الوقت المناسب وخفض تكاليفه.

3. إدارة فعالة

توفر أدوات إدارة المشروع نظرة عامة كاملة عن المشروع مما يساعد مدير المشروع على محاذاة المهام وتحديد أولوياتها.مع هذه ، يمكن لمدير المشروع أن يكون أكثر تنظيماً ومنهجية من حيث التخطيط والجدولة وتتبع التقدم والتوثيق وإدارة الميزانية وتخصيص الموارد وإدارة المخاطر وما إلى ذلك باستخدام أدوات إدارة المشروع يمكنك بسهولة البقاء ضمن نطاقك وتتبع التقدم.

4. التخطيط الفعال للميزانية

الميزانية هي إحدى القوى الرئيسية المستمدة من أي مشروع. يحتاج تقديم مشروع ناجح وفي الوقت المناسب ضمن الميزانية المقدرة إلى الكثير من التخطيط والتحكم. يجب أن تساعد أداة إدارة المشروع مدير المشروع على الخروج من هذا المأزق والتخطيط لميزانية مناسبة.

5. اتخاذ القرار الأمثل

مع توفر كل شيء في مكان واحد ، غالبًا ما تؤدي أدوات إدارة المشروع إلى اتخاذ قرارات أفضل. نظرًا لأن لديك جميع المعلمات في الوقت الفعلي المتعلقة بمهمة وأنشطة المشروع ، فإن ملفتصبح عملية صنع القرار معززة ودقيقة.

6. اتصال أفضل

تنشئ أدوات إدارة المشروع مسار اتصال سهل ليس فقط مع أعضاء المشروع الداخليين ولكن أيضًا مع الأعضاء الخارجيين ، مثل العملاء وأصحاب المصلحة. باستخدام هذه الأدوات ، يصبح تدفق المعلومات واضحًا ودقيقًا فيما يتعلق بأي مهمة أو نشاط يتعلق بالمشروع.

7. وثيقة تقاسم

تعد مشاركة المستندات نشاطًا حيويًا داخل أي مشروع ومع وجود أدوات إدارة المشروع في الصورة تصبح هذه المهمة سهلة. ذلكيمكّن أصحاب المصلحة في المشروع من العثور على مستندات وإطارات شبكية ومواصفات أكثر شمولاً ، وما إلى ذلك ، لضمان الشفافية والتواصل.

8. تعزيز رضا العملاء

مع كل ما يتم القيام به ضمن النطاقات والميزانية المقدمة إلى جانب الجودة الممتازة ، لا بد أن يكون العملاء راضين.توفر أدوات إدارة المشروع الفعالة الوظائف التي تسمح لهذه العلاقة بين العميل والمورد بالاستمرار حتى بعد اكتمال المشروع وتسليمه.

أفضل أدوات إدارة المشاريع في السوق

فيما يلي أدرجت أفضل 10 أدوات لإدارة المشاريع متوفرة في السوق:

1. وريك

وريك هو برنامج قوي لإدارة المشاريع عبر الإنترنت يوفر رؤية كاملة وتحكمًا كاملاً في مهام المشروع. إنه برنامج حائز على جوائز لإدارة المشاريع عبر الإنترنت ويساعد في تحسين سرعة وكفاءة العمل في كل من المجموعات الموزعة والمشتركة في الموقع.

2. أسانا

أسانا هو تطبيق لإدارة مشاريع الويب والجوّال مصمم لمساعدة الفرق تتبع عملهم. من السهل البدء ، لكنها قوية بما يكفي لإدارة عملك بالكامل. يوفر الكثير من الميزات التي يمكن أن تساعد مؤسستك وتتبع العمل بطريقة تناسب سير عمل كل فريق من خلال توفير الشفافية والوضوح لزملائه.

3. تريلو

تريلو هو تطبيق لإدارة المشاريع على شبكة الإنترنت تم تطويره بواسطةضباب جدولالبرمجيات ويكونمملوكة حاليًا لشركة Atlassian. من الشركات الناشئة إلى شركات Fortune 500 ، يوفر Trello الطريقة المرئيةللفرق للتعاون في أي مشروع. إنه مرن بشكل لا يصدق وسهل الاستخدام. فهو يتتبع كل التفاصيل ، سواء كانت صورة كبيرة أو تفاصيل دقيقة باستخدام أسلوب إدارة كانبان.

4. جيرا

jira - أدوات إدارة المشروع - Edureka

جيرا هي أداة لإدارة المشاريع تُستخدم بشكل أكثر شيوعًا لتتبع الأخطاء وتتبع المشكلات.باستخدام JIRA لكيمكنك بسهولة تخطيط وتتبع وإدارة مشاريع تطوير البرامج الذكية الخاصة بك عن طريق تخصيص سير العمل والتعاون الجماعي. يوفر ميزات خاصة لتطوير البرامج الرشيقة التي تساعد الفرق على الاستمرار في التركيز على تقديم قيمة تكرارية ومتزايدة ، بأسرع ما يمكن ، مع لوحات سكرم قابلة للتخصيص.

5. Basecamp

معسكر القاعدة هي أداة اتصال في الوقت الفعلي تساعد الفرق على البقاء على نفس الصفحة وهي كذلكأقل لمهام إدارة المشاريع التقليدية. إنها خدمة موثوقة توفر إعدادًا بسيطًا ووقتًا تعليميًا قصيرًا. إلى جانب قوائم المهام والتقويم وتواريخ الاستحقاق ووظائف مشاركة الملفات ، يصبح تتبع الأولويات والعناصر القابلة للتنفيذ أسهل.

6. Zoho

زوهو هو برنامج مجاني لإدارة المشاريع عبر الإنترنت يتيح لك جعل مشاريع عملك أكثر إنتاجية وإنهائها في إطار زمني معين. باستخدام Zoho ، يمكنك الحصول على رؤية متعمقة من خلالهاالمخططات والتقارير أثناء التعاون مع فريقك أو العملاء أو البائعين أو الاستشاريين بسلاسة.

7. منصة

المنصة هي خدمة تعاون قائمة على السحابة يتم تشغيلها بواسطة Citrix.ذلكهي أداة تعاون اجتماعي حيث يمكن للمرء إنشاء تطبيقات وإعداد مساحات عمل لدعم تدفقات العمل المفضلة وتصبح أكثر فعالية. إنها الأداة المثالية لتعزيز التعاون حيث تتيح لك التواصل مع الزملاء عبر الشبكة الاجتماعية الداخلية والدردشة.

8. FreedCamp

Freedcamp هي أداة لإدارة المشاريع على شبكة الإنترنت ونظام تنظيم. يمكن استخدامه من قبل أمستخدم واحد أو عدة مستخدمين يتعاونون باستخدام الحوسبة السحابية. إنها أداة مثالية للأشخاص والشركات الذين يرغبون في التحكم في مشاريعهم ومواردهم وميزانيتهم ​​ووقتهم وما إلى ذلك.يساعدك Freedcamp بشكل أساسي في تحسين سير العمل الخاص بك ، وتحديد أهدافك وتحقيق أهدافك ضمن الوقت والميزانية المحددة.

ماذا يفعل system.exit (0) في جافا

9. سكورو

سكورو هو حل شامل يدمج جميع الميزات المطلوبة في أي برنامج لإدارة المشاريع. باستخدام Scoro ، يمكنك إدارة شركتك بالكامل في مكان واحد ، أي أنها توحد أنظمتك المتباينة وجداول بيانات لا حصر لها في أداة واحدة. إنه في الأساس حل برمجي كخدمة للخدمات المهنية والإبداعية.

10. مشروع مايكروسوفت

مشروع مللي ثانية هي أداة لإدارة قوائم المشاريع مقدمة من Microsoft. يوفر سحابة-على أساسوخيارات في مكان العمل. كما يوفر أدوات التخطيط المتكاملة التي تساعد في تنظيم وحفظ علامات تبويب المشاريع ، بما في ذلك المهام اليومية والتوجيه العام.

كانت هذه أفضل 10 أدوات في السوق. هناك المزيد من الأدوات المتوفرة في السوق والتي يتم استخدامها في مجالات مختلفة. بهذا ، سأختتم هذه المقالة حول أدوات إدارة المشاريع. آمل أن يكون قد ساعد في إضافة قيمة لمعرفتك. قبل أن تبدأ في مشروعك ، يمكنك الرجوع إلى مقالة - سلعة.

إذا وجدت هذه المقالة حول 'أدوات إدارة المشروع ' ذو صلة، تفحص ال من Edureka ، شركة تعليمية موثوقة عبر الإنترنت مع شبكة تضم أكثر من 250.000 متعلم راضٍ منتشرين في جميع أنحاء العالم

لديك سؤال لنا؟ يرجى ذكر ذلك في قسم التعليقات وسنعاود الاتصال بك.